"מה נשמע דוד?" אני שואל, "אני בדיוק יושב עם השותף שלי" עונה דוד, "מסביר לו שלא נוכל לחלק את הרווח לפי מה שיש בבנק היום, צריך לעשות זאת לפי הספרים – לפי הנהלת חשבונות. חוץ מזה" אומר דוד, "עשינו חישוב כשתמחרנו את הסחורה, על תרומה גולמית של 30% ולפי הנהלת חשבונות יוצא 23%" מה אתה אומר?
מוכר? האם גם אתם עוקבים אחר הנהלת החשבונות שלכם ברמה חודשית? או עושים מה שהרוב עושים: או לא עוקבים כלל, או שעוקבים פעם בשנה כשרואה החשבון מזמין אתכם לחתום על הדוחות הכספיים, אותם הכין מנהל החשבונות שעובד איתו.
אם יש לכם הנהלת חשבונות בתוך העסק, האם אתם עוקבים ברמה חודשית? או שוב, משאירים זאת לסוף שנה…
הנהלת חשבונות היא סוג של מראה של העסק שלנו, היא משקפת נאמנה את כלל הנתונים שאנחנו מכניסים לתוכה. כלומר ברור שאם שכחנו להכניס חשבון מסוים הוא לא יופיע. אם לא דיווחנו על התחייבות מסוימת היא לא תקבל ביטוי. על בסיס הדוחות שמערכת הנהלת החשבונות מפיקה אנחנו משלמים מקדמות למס הכנסה וכן מתחשבנים עם מס ערך מוסף. על בסיס אותה הנהלת חשבונות אנחנו עורכים התאמות לקוחות והתאמות ספקים ומחייבים ומזכים בהתאם ("כסף ממש").
מה עוד ניתן ללמוד מהנהלת החשבונות בעסק? ניתן ללמוד הרבה על שולי הרווח בהם אנחנו עובדים. והכל בתנאי שהחומר הוקלד כראוי ללא חוסרים וללא טעויות מיון בין הכרטיסים השונים באינדקס.
שולי רווח גולמי, שולי רווח תפעולי, שולי רווח לפני מס, שיעור הוצאות מסוימות לעומת סך ההכנסות ועוד ועוד.
שולי רווח אלה עוזרים לנו להבין קודם כל האם אנחנו מרוויחים או לא, ואם כן כמה? עוזרים לנו להבין האם הביצוע של המכירות תאם לצפייה שלנו כשתמחרנו את המוצר או השירות, ועוזרים לנו להשוות חודש נוכחי לחודש שקדם וכן חודש נוכחי לחודש המקביל בשנה קודמת.
ניתן בקלות לתרגם מאזן בוחן חודשי לדו"ח פשוט באקסל של שולי רווח חודשי ומצטבר ולהשוות אותו לשולי הרווח החודשי והמצטבר אשתקד. ואז לנתח את השינויים ולהסביר אותם לעצמנו. לעיתים ניתוח זה יוביל למסקנה שמשהו אינו הגיוני, ואז לנסות למצוא את הסיבה? אולי טעות מיון (מאוד שכיח), אולי חוסר של מידע וכו'.