"מה נשמע דוד?" אני שואל. "אל תשאל" הוא עונה "השבוע קיבלנו מכתב מהמשכיר של הנכס אותו אנו שוכרים בדרום, עלינו לפנות את הנכס תוך 60 יום לפני ההסכם עליו חתמנו לפני 5 שנים".
"איך זה קרה?" אני שואל, "מסתבר שלפי אותו ההסכם לקראת סיום 5 שנות השכרה היה עלינו להודיע למשכיר על מימוש האופציה ל 5 שנים נוספות, 90 יום מראש. אני חשבתי שמשה שותפי, מטפל בנושאים מעיין אלה והוא חשב שאני הוא המטפל בהם. כך קרה שזה נפל בין הכיסאות והמשכיר מצא שוכר חדש. כעת אנו צריכים למצוא מקום חדש ולשאת בכל עלויות המעבר המיותרות."
מעצבן אה? מה דוד מספר לנו בעצם? דוד מתאר במילים מה שקורה בהרבה עסקים אבל לא מדברים עליו – חוסר הבנה והסכמה על תפקידו של כל שותף בעסק. כך ישנם נושאים ש'נופלים בין הכיסאות' ואינם מטופלים וישנם נושאים אחרים הזוכים לטיפול כפול, לדוגמא שני השותפים מוציאים שתי הצעות מחיר שונות לאותו לקוח! כי אז ייתכן מצב שההצעות אינן זהות והדבר יביא לוויכוחים מיותרים ולפגיעה באימון של העסק בעיני אותו הלקוח.
אז איך מתגברים על כך? מניסיוני מצאתי שעריכה בכתב של תיאור תפקידJob description לכל שותף בעסק ולכל בעל תפקיד בעסק חיונית ופותרת את הבעיה.
נניח מדובר בשני שותפים בעסק (דוד ומשה במקרה שלנו). יתכבדו וישבו יחד, כל אחד יכין בכתב תיאור מפורט של כל הנושאים עליו הוא אחראי בעסק, תדירות הטיפול בכל נושא ונושא, תיאור קצר מה הוא עושה בפועל בכל נושא ולאחר מכן ידונו בע"פ בכל תיאור תפקיד לחוד כדי לוודא שאין נושאים ש'נופלים בין הכיסאות' ואין נושאים שזוכים או עלולים לזכות בטיפול כפול. (אגב, ישנם נושאים כמו לדוגמא חתימה של שני השותפים על שיק של העסק, שבהחלט מצדיקים "טיפול כפול").
היות וכל עסק הוא דינאמי ומשתנה בסביבתו העסקית, יש לרענן את תיאור תפקיד Job description זה מעת לעת או אפילו להידרש לנושא פעם השנה.
באותה השיטה יש להכין תיאור תפקיד לכל עובד בעסק.
גם בגיוס עובדים חדשים לעסק חשוב מאוד להכין מאוד תיאור תפקידJob description כתוב שישמש אותנו בפרסום המודעה או בהכוונת חברת ההשמה ויצמצם את העובדים שאינם רלוונטיים עבורנו.