"מה נשמע דוד?" אני שואל, ושם לב שהוא מדבר בטלפון, אני ממתין ומקשיב. "את שומעת, אני מסביר שוב, את החשבונית שלכם שילמנו בטעות פעמיים, תבדקי: פעם ראשונה שילמנו אותה ב31/5 ופעם שנייה שילמנו ב30/6, אני ממתין…" כעבור כמה דקות דוד פונה אלי, "אתה לא מבין מה הולך כאן, הפקידה לא תייקה את החשבוניות ששולמו בחודש שעבר, השאירה אותם במגירת הספקים לשלם, ובטעות שילמנו חשבוניות שנית, וכעת אני מתווכח עם כל הספקים…."
מעצבן לא? גם בזבוז זמן, גם מקשה על תזרים המזומנים, גם תשלום פעמיים של מע"מ. וישנם מקרים של ויכוחים מסוג אחר: שעות עבודה של עובדים בעסק. ויכוחים בין שותפים על תשלום מסוים לספק, או על הוצאה כספית אחרת. כבר קרה לי בעסק שייעצתי לו שמשמרת לילה לא עצרה תפיחה של בצקים למשמרת בוקר, משמרת בוקר לא יכלה לאפות את הבצקים שתפחו לממדים ענקיים, בסופו של דבר נזרקו לפח, המכירות של אותו הבוקר נפגעו והלקוחות קנו במקום אחר.
למה כל זה קורה?
מדוע "הבלגן חוגג?"
משום שבעסק קטנים ובינוניים רבים לא מקפידים על כתיבת נהלים, עדכון הנהלים, קריאת והבנת הנהלים על ידי כל עובד ועובד בצורה עיתית.
אז מה צריך לעשות?
להטיל על מנהלים בעסק לכתוב נהלים. לדוגמא: נוהל תשלום חשבוניות/ חשבונות לספקים. על כל חשבון או חשבונית המתקבלת בעסק תוטבע / תודבק טבלה
התקבל ב: __________
הוזמן על ידי: _________
אישור קבלת הסחורה או השירות: ________
מתאים להצעת מחיר: כן / לא
תנאי תשלום כמצופה: כן / לא
לתשלום בתאריך: _________
שולם: כן / לא
כך לא משלמים פעמיים.
נהלים אחרים בעסק: נוהל פתיחה העסק – ממש מפורט, נוהל סגירת העסק, נוהל החתמת כרטיס נוכחות (ידני או מקוון) וכן הלאה וכן הלאה.
הנהלים ישמרו בתיק הנהלים, על הבעלים או המנהל של העסק לדאוג לעדכן מידי פעם ולדאוג שכל עובד חדש או עובד שביצע משהו לא תקין – יקרא שוב את הנהלים ("קרא וחתום" של פעם).